Как в outlook создать шаблон


Как создать шаблон письма в MS Outlook

Частенько нам приходится писать «типовые» письма — коммерческие предложения, отчеты, ответы на типовые вопросы и т.п. Столкнувшись в очередной раз с необходимостью отправить одно из таких электронных сообщений, что мы делаем? Ну, конечно же — ищем последний отправленный email с примерно таким же содержанием, чтобы скопировать его текст в новое электронное письмо! И хотя в принципе этот метод работает вполне успешно, случаются и накладки — то отправить сообщение нужно «вот прямо сейчас», то старое сообщение упрямо не находится.

В такие моменты самое время подумать о том — не проще ли не мучиться лишний раз, а взять и создать готовый шаблон для типовых электронных сообщений? И здесь на помощь нам придет замечательная почтовая программа MS Outlook.

Шаблон email-сообщения который мы будем использовать в дальнейшем

Создаем шаблон письма в MS Outlook

Для начала запустим Outlook и создадим новое сообщение, указав в нем необходимый текст, заголовок, в общем все данные необходимые для создания шаблона будущего email, кроме разве что получателя. Нажмите кнопку «создать» и заполните сообщение требуемым текстом.

Теперь в меню «Файл» выберите пункт «Сохранить как», укажите на диске место где будет хранится ваш email-шаблон, задайте шаблону понятное имя и самое главное — в поле «Тип файла» выберите вариант «Шаблон Outlook (*.oft)».

Всё готово!

Сохраняем шаблон письма Outlook на диске

Используем шаблон письма в MS Outlook

И вот тут, надо отметить, ребята из Microsoft дали маху, а вернее, поступили настолько странно, насколько это вообще возможно — если создание email-шаблона для электронных писем в Outlook интуитивно понятно и очень просто, то механизм использования уже созданного шаблона настолько «удивителен», что если не знать что делаешь, самостоятельно до решения задачи просто не доберешься.

Итак, чтобы создать в MS Outlook письмо из заготовленного ранее шаблона, необходимо сделать следующее:

На панели «Главная» в группе «Создать» выбрать пункт «Создать элемент», в нем выбрать пункт «Другие элементы», а уже в нем отыскать пункт «Выбрать форму».

В окне «Выбор формы» необходимо выбрать из выпадающего списка «Папки» вариант «Шаблоны в файловой системе»….

…и о чудо, наконец-то найти созданный ранее шаблон!

Чтобы создать в Outlook письмо из шаблона нужно проделать ряд довольно не очевидных действий…

Остается только выбрать нужную строку и нажать кнопку «Открыть» — немедленно будет создано новое сообщение в точности повторяющее наш шаблон (включая вложенные файлы). Вам останется только вписать адрес электронной почты получателя в поле «Кому» и можно отправлять сообщение.

Хотя сам принцип использования шаблонов электронных писем в Outlook, согласитесь, выглядит не совсем очевидно, пользоваться шаблонами удобно и просто. И этим надо пользоваться!

Выбор ранее созданного email-шаблона из списка шаблонов Outlook

Автор: Александр «Мэлфис К.» ФРОЛОВ, для сайта bussoft.ru 

bussoft.ru

Создание шаблонов писем в Outlook 2007

При работе с электронной почтой порой возникает потребность отправлять однотипные сообщения, содержание которых не изменяется совсем или изменяется незначительно. Для упрощения подобных задач в MS Outlook 2007 удобно использовать шаблоны писем. Вы можете создать и сохранить сообщение в виде шаблона, а затем многократно его использовать. В шаблоне сообщения можно сохранить вложенные файлы, а также файл шаблона можно передать другим сотрудникам или выложить в общий доступ на сервере.

Для создания нового шаблона откройте новое письмо и введите нужной содержимое. По желанию можно заполнить поле «Тема» и прикрепить к письму файлы. Далее в окне сообщения нажмите кнопку «Microsoft Office», а затем «Сохранить как» (Рис. 1).

Рис.1

После этого в диалоговом окне «Сохранение элемента» в списке «Тип файла» выберите значение «Шаблон Outlook» (Рис.2).

Рис.2

Далее введите имя шаблона в поле «Имя файла» и нажмите кнопку «Сохранить». По умолчанию в Windows XP шаблоны писем сохраняются в папке C:\documents and settings\имя_пользователя\application data\microsoft\templates.

Чтобы отправить электронной сообщение на основе шаблона в основном окне MS Outlook в меню «Сервис» укажите пункт «Формы» и нажмите кнопку «Выбор формы» (Рис.3).

Рис.3

В появившемся окне раскройте список в окне «Папки:» и выберите пункт «Шаблоны в файловой системе» (Рис.4).

Рис.4

После этого откроется окно выбора шаблона. Выберите нужный шаблон и нажмите кнопку «Открыть». Если шаблон расположен не в папке по умолчанию, то нажмите кнопку «Обзор» и выберите нужную папку (Рис.5).

Рис.5

Осталось только в открывшемся письме указать адреса получателей и можно отправлять письмо.

blog.depit.ru

Outlook шаблон сообщения – Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Outlook 2002 › Дополнительные возможности Outlook › Работа с элементами Outlook. Сохранение элемента. [страница — 243] | Самоучители по офисным пакетам

Используйте шаблоны для отправки сообщений электронной почты, в которых часто приходится подставлять разные данные. Создайте сообщение и сохраните его в виде шаблона, чтобы при необходимости добавить в него новые сведения непосредственно перед отправкой.

  1. В меню Главная выберите команду Новое сообщение электронной почты.

    Сочетание клавиш    : чтобы создать сообщение электронной почты, нажмите клавиши CTRL + SHIFT + M.

  2. В теле сообщения введите нужный текст.

  3. В окне сообщения выберите файл > Сохранить как.

  4. В диалоговом окне Сохранение элемента в списке Тип файла выберите пункт Шаблон Outlook.

  5. В поле Имя файла введите имя шаблона, а затем нажмите кнопку Сохранить.

По умолчанию шаблоны сохраняются в следующем расположении:

c:\users\имя_пользователя\appdata\roaming\microsoft\templates

Дополнительные сведения о том, как отправить сообщение электронной почты с помощью шаблона просмотра сообщений электронной почты на основе шаблона.

support.office.com

Как создать шаблон письма в MS Outlook

Частенько нам приходится писать «типовые» письма — коммерческие предложения, отчеты, ответы на типовые вопросы и т.п. Столкнувшись в очередной раз с необходимостью отправить одно из таких электронных сообщений, что мы делаем? Ну, конечно же — ищем последний отправленный email с примерно таким же содержанием, чтобы скопировать его текст в новое электронное письмо! И хотя в принципе этот метод работает вполне успешно, случаются и накладки — то отправить сообщение нужно «вот прямо сейчас», то старое сообщение упрямо не находится.

В такие моменты самое время подумать о том — не проще ли не мучиться лишний раз, а взять и создать готовый шаблон для типовых электронных сообщений? И здесь на помощь нам придет замечательная почтовая программа MS Outlook.

Шаблон email-сообщения который мы будем использовать в дальнейшем

Создаем шаблон письма в MS Outlook

Для начала запустим Outlook и создадим новое сообщение, указав в нем необходимый текст, заголовок, в общем все данные необходимые для создания шаблона будущего email, кроме разве что получателя. Нажмите кнопку «создать» и заполните сообщение требуемым текстом.

Теперь в меню «Файл» выберите пункт «Сохранить как», укажите на диске место где будет хранится ваш email-шаблон, задайте шаблону понятное имя и самое главное — в поле «Тип файла» выберите вариант «Шаблон Outlook (*.oft)».

Всё готово!

Сохраняем шаблон письма Outlook на диске

Используем шаблон письма в MS Outlook

И вот тут, надо отметить, ребята из Microsoft дали маху, а вернее, поступили настолько странно, насколько это вообще возможно — если создание email-шаблона для электронных писем в Outlook интуитивно понятно и очень просто, то механизм использования уже созданного шаблона настолько «удивителен», что если не знать что делаешь, самостоятельно до решения задачи просто не доберешься.

Итак, чтобы создать в MS Outlook письмо из заготовленного ранее шаблона, необходимо сделать следующее:

На панели «Главная» в группе «Создать» выбрать пункт «Создать элемент», в нем выбрать пункт «Другие элементы», а уже в нем отыскать пункт «Выбрать форму».

В окне «Выбор формы» необходимо выбрать из выпадающего списка «Папки» вариант «Шаблоны в файловой системе»….

…и о чудо, наконец-то найти созданный ранее шаблон!

Чтобы создать в Outlook письмо из шаблона нужно проделать ряд довольно не очевидных действий…

Остается только выбрать нужную строку и нажать кнопку «Открыть» — немедленно будет создано новое сообщение в точности повторяющее наш шаблон (включая вложенные файлы). Вам останется только вписать адрес электронной почты получателя в поле «Кому» и можно отправлять сообщение.

Хотя сам принцип использования шаблонов электронных писем в Outlook, согласитесь, выглядит не совсем очевидно, пользоваться шаблонами удобно и просто. И этим надо пользоваться!

Выбор ранее созданного email-шаблона из списка шаблонов Outlook

Автор: Александр «Мэлфис К.» ФРОЛОВ, для сайта bussoft.ru 

bussoft.ru

Отправка сообщения электронной почты, основанного на шаблоне

Эти инструкции предполагают, что вы уже создали шаблон сообщения. Создание шаблона сообщения электронной почты, читайте в статье Создание шаблона сообщения электронной почты.

Чтобы использовать шаблона сообщения электронной почты, выполните следующие действия:

  1. Выберите Создать элементы > больше элементов > Выбрать форму.

  2. В диалоговом окне Выбор формы выберите в списке Искать в пункт Шаблоны в файловой системе.

  3. Открыть папку шаблонов по умолчанию. Расположение папки (в Windows 7 и более поздние версии операционных систем) — c:\users\имя_пользователя\appdata\roaming\microsoft\templates. Если шаблон сохранен в другой папке, нажмите кнопку Обзори выберите нужный шаблон.

  4. Выделите шаблон и нажмите кнопку Открыть.

  5. Внесите информацию о получателях или исправления для получателей в полях Кому, копия или СК и любых изменений на тему и текст сообщения.

    Примечание: Внесенные изменения не сохраняются в шаблоне. С помощью команды Сохранить будет создан черновик сообщения, однако шаблон не обновится. Чтобы обновить шаблон, следуйте инструкциям по сохранению нового шаблона, которые приведены в статье Создание шаблона сообщения электронной почты.

  6. Нажмите кнопку Отправить.

Создание шаблона

  1. В меню Файл наведите указатель мыши на пункт Создать и выберите Почтовое сообщение.

    Сочетание клавиш.  Чтобы создать сообщение электронной почты, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+M.

  2. Введите нужный текст сообщения.

  3. В окне сообщения нажмите кнопку Microsoft Office

    , а затем — Сохранить как.

  4. В списке Тип файла диалогового окна Сохранить как выберите пункт Шаблон Outlook.

  5. В поле Имя файла введите имя шаблона и нажмите кнопку Сохранить.

В Windows Vista и более поздних версиях шаблоны по умолчанию сохраняются здесь: C:\Users\имя_пользователя\Appdata\Roaming\Microsoft\Шаблоны.

Отправка сообщения электронной почты, основанного на шаблоне

  1. В меню Сервис наведите указатель на пункт Формы, а затем щелкните Выбрать форму.

  2. В диалоговом окне Выбор формы щелкните в списке Искать в пункт Шаблоны в файловой системе.

    Откроется папка с шаблонами, используемая по умолчанию. В Windows Vista и более поздних версиях она находится здесь: C:\Users\имя_пользователя\Appdata\Roaming\Microsoft\Шаблоны. Если шаблон сохранен в другой папке, нажмите кнопку Обзор и найдите его.

  3. Выберите шаблон и нажмите кнопку Открыть.

    1 выберите шаблон, который вы хотите использовать.

    2 нажмите кнопку Открыть для продолжения.

  4. Внесите необходимые изменения в поля Кому, Копия и СК, Тема и в текст сообщения.

    Примечание: Внесенные вами изменения не сохраняются в шаблоне. При нажатии кнопки Сохранить будет создан черновик сообщения (при этом шаблон не обновляется). Чтобы обновить шаблон, выполните действия, описанные в разделе Создание шаблона, начиная с шага 3.

  5. Нажмите кнопку Отправить.

support.office.com

Создание шаблонов писем в Outlook 2007

При работе с электронной почтой порой возникает потребность отправлять однотипные сообщения, содержание которых не изменяется совсем или изменяется незначительно. Для упрощения подобных задач в MS Outlook 2007 удобно использовать шаблоны писем. Вы можете создать и сохранить сообщение в виде шаблона, а затем многократно его использовать. В шаблоне сообщения можно сохранить вложенные файлы, а также файл шаблона можно передать другим сотрудникам или выложить в общий доступ на сервере.

Для создания нового шаблона откройте новое письмо и введите нужной содержимое. По желанию можно заполнить поле «Тема» и прикрепить к письму файлы. Далее в окне сообщения нажмите кнопку «Microsoft Office», а затем «Сохранить как» (Рис. 1).

Рис.1

После этого в диалоговом окне «Сохранение элемента» в списке «Тип файла» выберите значение «Шаблон Outlook» (Рис.2).

Рис.2

Далее введите имя шаблона в поле «Имя файла» и нажмите кнопку «Сохранить». По умолчанию в Windows XP шаблоны писем сохраняются в папке C:\documents and settings\имя_пользователя\application data\microsoft\templates.

Чтобы отправить электронной сообщение на основе шаблона в основном окне MS Outlook в меню «Сервис» укажите пункт «Формы» и нажмите кнопку «Выбор формы» (Рис.3).

Рис.3

В появившемся окне раскройте список в окне «Папки:» и выберите пункт «Шаблоны в файловой системе» (Рис.4).

Рис.4

После этого откроется окно выбора шаблона. Выберите нужный шаблон и нажмите кнопку «Открыть». Если шаблон расположен не в папке по умолчанию, то нажмите кнопку «Обзор» и выберите нужную папку (Рис.5).

Рис.5

Осталось только в открывшемся письме указать адреса получателей и можно отправлять письмо.

blog.depit.ru

Создание бланков для сообщений электронной почты

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке)

.

Бланки и темы представляют собой наборы единообразных элементов оформления и цветовых схем. В этих наборах задаются шрифты, маркеры, цвет фона, горизонтальные линии, изображения и другие элементы оформления, включаемые в исходящие сообщения.

Outlook содержит большого количества бланки. Можно также создать собственный собственные бланки. Например можно включить логотип компании или конструктора, который соответствует рекомендации по стилю вашей организации.

  1. Создайте сообщение.

    (После выполнения этих действий его можно будет удалить.)

  2. Настройте в сообщении шрифты, маркеры, цвет фона, горизонтальные линии, изображения и другие элементы оформления, которые нужно включить в бланк.

  3. В окне сообщения откройте вкладку Файл.

  4. Нажмите кнопку Сохранить как.

  5. В поле Сохранить как диалогового окна поле адреса введите %appdata%\microsoft\stationeryи нажмите клавишу ВВОД

    Откроется папка Бланк.

  6. В поле Имя файла: введите имя для нового бланка.

  7. В списке Тип файла: выберите пункт HTML.

  8. Нажмите кнопку Сохранить.

Теперь бланк готов для применения в новых сообщениях электронной почтыбудет.

support.office.com

Как создать емейл-шаблон для Outlook с помощью Stripo — Stripo.email

Hanna Kuznietsova

Как создать емейл-шаблон для Outlook с помощью Stripo

5 (100%) 9 votes

Как создать емейл-шаблон для Outlook с помощью Stripo

May 21, 2018 |

4 654 views

До недавних пор было очень сложно, практически невозможно сделать HTML емейл-рассылку через Outlook, чтоб сообщения отображались корректно. Stripo нашел выход. Теперь у вас есть возможность отправлять HTML емейл-шаблоны из нашего редактора прямо в Outlook.

Но зачем же вам отправлять сообщения через Outlook, если вы можете сделать рассылку с помощью GetResponse, eSputnik или любой другой сервис.

На это есть свои причины…

Почему мы решили добавить прямой экспорт в Outlook

Многие пользователи спрашивали нас, как экспортировать сообщения в данный почтовик. Наши разработчики приступили к работе над проектом.  И уже 21 мая 2018 года мы реализовали данную возможность в редакторе Stripo.

Согласно статистике  Litmus, на данный момент 7% пользователей сети предпочитают Outlook. Преимущественно, это корпоративные клиенты, которым нужно делать внутреннюю рассылку сообщений, будь то годовой отчет или новости компании. Определенно, для того чтоб создать структурированный адаптивный отчет со встроенными таблицами, видео инструкциями или видео поздравлениями, вам потребуются HTML шаблоны.

Все корпоративные сообщения, а особенно годовые отчеты, должны быть строго конфиденциальными. Стало быть, маловероятно, что для рассылки вы привлечете сторонний сервис даже несмотря на то, что все ESP гарантируют безопасность вашей информации.

Прямой экспорт в Outlook экономит время, так как теперь нет необходимости импортировать всю базу данных в ESP.

А самое главное — вам больше не придется тратить кучу времени на описанные ниже процедуры.

Как это работало до прямого экспорта

Конечно же, до того как мы внедрили прямой экспорт, вы имели возможность экспортировать шаблоны в данный почтовик тремя способами.

В интернете множество статей, детально описывающих эти методы. Но работали ли они на самом деле?

Способ 1. Вставить как HTML файл

Вы могли экспортировать/загрузить созданный шаблон как HTML файл. А после импортировать его в личный аккаунт в данном почтовике. Но это было не так уж и легко.

Сколько ваших попыток импортировать HTML емейл-шаблоны провалились?

Ведь нужно было сохранить шаблон как HTML файл, потом конвертировать его в документ Word. После этого вам надлежало создать “Новое письмо”, потом — вставить шаблон как простой текст. Конечно же, при этом вы пользовались ранее установленным приложением Macro Script дабы сохранить шаблон в требуемом вам виде. Далее было необходимо перезагрузить почту Outlook, чтоб сохранить все изменения.

Весь процесс отнимал несколько минут драгоценного времени. При условии, что все проходило гладко!

Потому что во время всего процесса импортируемый шаблон зачастую ломался. Это связано с тем, что Outlook использует язык Vector Markup — VML. После чего приходилось “редактировать” шаблон. Те, кто сталкивался с данной проблемой, знают, как сложно это сделать внутри самого почтовика.

Источник: Outlook-apps.com

Примечание: используя данный способ, удалите подпись, если вы устанавливали таковую ранее.

Способ 2. Создать шаблон прямо в Outlook

Также, вы могли создать шаблон прямо в этом почтовом клиенте. Но, во-первых, Outlook не обладает возможностями блочного редактора. Следовательно, создание шаблона в данном почтовике будет затратно по времени. А во-вторых, все созданные в Outlook шаблоны, содержащие медиафайлы, не будут корректно отображаться в других почтовых сервисах.

На самом же деле, ни один из двух упомянутых выше методов не гарантирует, что ваш шаблон корректно отобразится на устройствах получателей.

Способ 3. Следовать рекомендациям Outlook

Официальный сайт Outlook советует использовать расширение Bells & Whistles для вставки HTML кода в ваше сообщение в Outlook. На самом же деле, это приложение просто добавляет кнопку “Insert HTML”. Но даже с этим приложением вам все равно придется проделать несколько шагов, чтоб добиться корректного отображения сообщения.

Детальнее можно прочитать на официальном сайте Outlook.

Больше никаких тестов

Еще одна причина, по которой мы решили внедрить прямой экспорт в Outlook, — этот почтовик не всегда корректно показывает сообщения с медиафайлами: не так, как вы хотели и планировали.

Дабы узнать, каким увидят сообщение ваши коллеги, вам нужно было его протестировать в Litmus. С этого момента тестировать шаблоны больше не нужно. Теперь вы знаете, как будет выглядеть ваше сообщение, когда его откроет ваш босс — так же, как и у вас.

Как это работает сейчас

Мы с гордостью сообщаем вам, что Stripo первый, и на данный момент, единственный редактор, который позволяет создавать шаблоны сообщений для Outlook. 21 мая 2018 года у нас состоялся релиз новой функции: прямой экспорт шаблонов в Outlook.

Создав сообщение для рассылки через Outlook, в Stripo вам нужно:

➢ нажать кнопку “Экспорт”

➢ из предложенного перечня систем рассылок и почтовиков выбрать Outlook

Готово!

Примечание: в верхней графе отображаются те системы рассылок и почтовики, которыми вы уже пользовались. В нижней графе предложены те ESP, в которые вы пока не экспортировали ни одного шаблона.

Экспортируемый шаблон будет сохранен на вашем компьютере как файл OFT — Outlook Template File. Кликнув по нему, у вас откроется окно Outlook с отображением готового к отправке письма.

Шаблон сообщения отобразится именно так, как его увидят ваши получатели. В этом же окне его можно редактировать.

Примечание: для того, чтоб вставлять в сообщения файлы HTML или OFT, у вас должно быть установлено приложение Outlook. Веб-версии недостаточно.

Важно: в некоторых случаях Microsoft Outlook  может не показать фоновое изображение, которые вы задали для всего сообщения, на экране получателя. Эта функция зависит от их версии почтовика. Подробнее, пожалуйста, читайте здесь.

В адресную строку введите адреса всех получателей. Готово!

Сохраняйте все шаблоны, созданные для Outlook, в своей персональной библиотеке в Stripo. При необходимости, экспортируйте их в Outlook всего в два клика.

Вывод

Уважаемые пользователи Outlook! Если у вас возникли вопроcы, пожалуйста, пишите нам в Facebook или же на почту. 

stripo.email

Как отправить html-письмо в Outlook 2016

Дата публикации: 11 июля 2017

Добрый день. Сегодня мы расскажем вам как отправлять и редактировать html-письма с помощью Outlook 2016.

Сразу стоит оговорить, что Outlook 2016 не предназначен для отправки html-сообщений, а лишь воспринимает определенные элементы html кода. Это значит, что адаптивность у писем отправленных данными способами «исчезает», а само письмо будет несколько изменено относительно того, что вы увидите открыв его в браузере.  Поэтому мы настоятельно рекомендуем проверять отображение письма, отправив его на свои почтовые ящики, перед «чистовой» отправкой предполагаемому получателю.

Способ загрузки html-письма №1 (с помощью Microsoft Word)

1. Открываем нужный нам .html файл с помощью Microsoft Word (Клик правой кнопкой мышки по нужному файлу — Открыть с помощью)

2. Выделяем все содержимое файла (Ctrl+A) и копируем в буфер обмена (Ctrl+С)

3. Создаем сообщение в Outlook 2016

4. Вставляем содержимое буфера обмена в тело письма (Ctrl+V)

Способ загрузки html-письма в Outlook 2016 №2 (напрямую)

1. Создаем сообщение

2. Добавляем в панель быстрого доступа функцию «Вложить файл»

Примечание: функция с таким же названием во вкладке «Вставка» работает по другому.

3. С помощью появившейся кнопки «Вложить файл» в панели быстрого доступа, выбираем нужный нам html файл письма, и добавляем его в сообщение с помощью опции «Вставить как текст»

4. Готово, письмо вставлено.

Сохраняем загруженное письмо как шаблон

Помимо непосредственно отправки html-писем, мы хотим поделиться с вами еще одним небольшим «лайфхаком» для Outlook 2016 — сохранение писем как шаблонов.

Файлы шаблонов Outlook имеют свое расширение .otf, и открываются сразу в интерфейсе самого почтовика. Это может быть полезно не только для экономии своего времени при отправке письма, но и для дальнейшей передачи письма коллегам, и на другие устройства.

Для того чтобы создать шаблон, после составления письма сохраните его как файл .otf — Файл/Сохранить как/Шаблон Outlook.

Примечание: Outlook автоматически создает директорию для сохранения шаблонов писем формата Диск:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates, для удобства доступа, не забудьте указать другую в момент сохранения.

Но к сожалению, данная функция только сохраняет сам файл шаблона, и он не будет отражен в интерфейсе почтового клиента. Для того чтобы получить быстрый доступ ко всем сохраненным шаблонам, вы можете создать директорию в интерфейсе Outlook:

И уже в нужную директорию добавить сохраненные шаблоны, просто перетащив их из нужной папки:

Теперь все нужные шаблоны будут всегда у вас под рукой!

Редактирование письма

Текст письма

Работа с текстом html-письма по своей сути ничем не отличается от работы с текстом в обычном письме. Вставка, редактирование шрифта, изменение выравнивания и т.д. — все эти опции для вас доступны. Но мы не рекомендуем создавать новые текстовые поля, там где они не предусмотрены структурой письма, и значительно изменять объем текста (за исключением «во всю ширину письма»).

Изображения

Первое что нужно сказать про изображения в письмах Outlook — изображения исходного письма должны храниться не на вашем компьютере, а в сети, и задаваться прямыми ссылками. В противном случае они не отобразятся у получателя.

Также, мы не рекомендуем добавлять новые изображения в письмо, и заменять имеющиеся на изображения другого размера — отображения письма после подобных манипуляций непредсказуемо.

Соответственно единственная безболезненная манипуляции над изображениями в письме — замена на аналогичное по размерам. Для этого кликните правой кнопкой мыши на изображение и выберите опцию «Изменить изображение/Из файла»

Выберите нужное изображение у вас на компьютере, и нажмите кнопку «Вставить»

Работа со ссылками

В работе со ссылками вы не ограничены только выбором объекта — добавить, удалить, заменить ссылку вы можете только для картинки или текста.

Для этого кликните правой кнопкой мышки на нужную картинку или выделенный участок текста и выберите нужную опцию из списка:

  • Добавить ссылку — «Ссылка/Вставить ссылку»
  • Удалить ссылку — «Удалить ссылку» для картинки, «Удалить гиперссылку» для текста
  • Заменить ссылку — «Ссылка для редактирования» для картинки, «Изменить гиперссылку» для текста

После этого у вас откроется окно, где нужно будет указать нужную ссылку и нажать «Ок».

Поздравляем, письмо готово к отправке!

goodmails.ru

toto-school.ru

How to Create Email Newsletter Template for Outlook with Stripo — Stripo.email

Until recently, it was difficult, almost impossible to send HTML email newsletters through Outlook that would be displayed correctly. And Stripo found the way out. From now on you can export HTML email templates from our editor to Outlook.

But why would you need to use Outlook when you can send emails with GetResponse, eSputnik or any other ESP?

There are the reasons…

Why we decided to add direct export to Outlook

Many of our users reached us out to ask about the way they can export templates to this email client.

So, our developers started working on this project. And we have released this option.

According to Litmus, 7% of people currently use Outlook. Mostly, they are corporate clients who need to send out internal newsletters, be it an annual report or company’s news and updates. Definitely, this requires an HTML email template to make email/report orderly-structured, responsive, and maybe even interactive with tables, video-instructions or video-greetings embedded.

All emails of this kind, especially annual reports, should be kept confidential. Thus, you are unlikely to send them via a third-party service. Even though all ESPs guarantee the safety of information.

Also, direct export to Outlook saves you lots of time as you would not have to export your private contact base to any email service provider.

Besides, you will not have to waste a high amount of time on procedures listed below.

The way it used to work before our direct export option

Of course, before we implemented direct export to Outlook, there had been three ways to export your email template to this email client.

There are many articles on the web describing those methods in details. But did they really work?

Way 1. Inserting HTML files

Yes, you were able to export/download the template you’d created as an HTML file. And then import it into your email client account. But that was not easy.

How many times have your attempts to import HTML email templates in Outlook failed?

You needed to save your email template as an HTML file. Then you had to convert it into Word Document file.

Then you would need to compose “New Email”, insert the template file as the plain text. Of course, you were supposed to use Macro Script to save the template just the way it was, if you had downloaded this app. And finally, restart your Outlook account to make the changes active.

The entire process would take a few minutes of your precious time in case nothing goes wrong.

Because, during the import process, your template very often could get corrupted. This would happen because Outlook uses Vector Markup Language — VML. And here, you would have to “edit” the template. Those, who faced this problem, know how difficult it is to do it in the email client.

Source: Outlook-apps.com.

Note: when using this method, make sure you remove your personal signature if you have set one.

Way 2. Creating email template with media files right in Outlook

Certainly, you could create an email template right in this email client. But first of all, it did not provide you with the features and blocks an email editor does. Consequently, it would take you much longer to create a template with Outlook. And secondly, all emails with media files created in Outlook will not be properly displayed on other email clients.

In fact, none of the two methods mentioned above guarantees that your email template would be displayed on recipients devices correctly.

Way 3. Following Outlook recommendations

To make it possible to insert the HTML code into your Outlook email, use the “Bells and Whistles” add-in provided by Outlook. In fact, this app simply adds the “Insert HTML” button. But even here with this app, you will have to take many steps to get your email displayed correctly.

For detailed information, you can read an article on the Outlook website.

No tests needed any more

One more reason why we started working on direct export to Outlook was that this email client does not always display messages with media files correctly. Not the way you planned or wanted it to.

You needed to test email templates with Litmus to see the way your colleagues would see it.

Now you do not need to do it anymore as you know what your email will look like in your boss’ inbox — just the way you see it in your account with Outlook.

The way it works now

We are proud to announce that Stripo is the first and currently the only one email editor that allows creating email newsletter templates for Outlook. On May 21, 2018, we released this brand new option: exporting email templates to Outlook.

Once you have created a newsletter template for Outlook with Stripo, you need to:

  • click the “Export” button;

  • select Outlook from a number of ESPs suggested.

Done!

Note: once you have exported your email template this way, the next time you will see Outlook export option at “Export to your Email marketing system” line.

Your template will be downloaded to your computer as an OFT file — Outlook File Template. By clicking the file, you have an Outlook window with your ready-to-send email template opened.

Note: in order to insert HTML or OFT files, you will need to download an Outlook app to your computer instead of using a web version.

Here, you will see it exactly the way your readers will. In this window, you can edit the template if needed.   

Note: Microsoft Outlook may not display background images for entire emails on your recipients’ devices. As this depends on the version of the email client they have downloaded. Please, find more details here.

Insert the recipients’ name in the address line. Done!

Save all Outlook email newsletter templates to your personal content library with Stripo. Export them to Outlook with just 2 clicks at any time you need.

Summary

Dear Outlook users! If you have any questions or concerns, please contact us on Facebook or email us at [email protected]

stripo.email

Как в Microsoft Outlook использовать бланки и темы

Бланки и темы – это наборы единообразных элементов оформления и цветовых схем, которые используются в сообщениях. В бланках и темах задаются шрифты, маркеры, цвет фона, горизонтальные линии, рисунки и другие элементы оформления, включаемые в исходящие сообщения. В Microsoft Outlook могут использоваться бланки из предварительно определенного списка, при необходимости они могут быть изменены. Кроме того, имеется возможность создавать новые шаблоны и загружать их из Интернета. Бланки Microsoft Outlook доступны только при создании сообщений в формате HTML.

Если в качестве редактора сообщения используется Microsoft Word, бланки и темы выбираются из списка. Список бланков Microsoft Word включает те же бланки, что и список Microsoft Outlook. В списке тем имеются дополнительные образцы, которых нет в списке бланков. Темы Microsoft Word могут использоваться в формате HTML. При создании или открытии сообщения, для редактирования которого используется Microsoft Word, доступна справка Microsoft Word по использованию тем. При установке в Microsoft Word бланка, используемого по умолчанию, бланк по умолчанию устанавливается также в Microsoft Outlook и наоборот. Изменения, вносимые в бланк в Microsoft Outlook, отражаются в бланке в Microsoft Word.

Если в отправляемые сообщения необходимо автоматически вставлять какой-либо текст, например, образец ответа, в дополнение к бланку или теме используйте подпись.

Создание бланка для сообщений

Если в качестве редактора сообщений используется Microsoft Word, новый бланк не может быть создан в Microsoft Word. Однако бланк, создаваемый в Microsoft Outlook, автоматически добавляется в список бланков Microsoft Word.

  1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры и перейдите на вкладку Сообщение.
  2. В списке Создать сообщение в формате выберите вариант HTML.
  3. Нажмите кнопку «Выбор бланка», а затем – кнопку «Создать».
  4. В поле «Введите имя нового бланка» введите имя создаваемого бланка.
  5. В группе «Укажите, как создать ваш бланк» выберите необходимый параметр.
  6. Чтобы выбрать файл, который послужит основой для создания бланка, введите путь и имя файла в поле «Использовать в качестве шаблона файл» или нажмите кнопку «Обзор» и выберите файл из списка.
  7. Нажмите кнопку «Далее».
  8. Выберите нужные параметры.

Не забывайте, что данная функция доступна только при использовании формата сообщения HTML

Изменение внешнего вида бланка

Если в качестве редактора сообщений используется Microsoft Word, вид бланка не может быть изменен в Microsoft Word. Однако изменения, вносимые в образец бланка в Microsoft Outlook, будут отражены в эквивалентном шаблоне Microsoft Word.

  1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры и перейдите на вкладку Сообщение.
  2. В списке Создать сообщение в формате выберите вариант HTML.
  3. Нажмите кнопку «Выбор бланка».
  4. В списке Бланк выберите бланк, подлежащий изменению, и нажмите кнопку «Изменить».
  5. Выберите нужные параметры.

Сохранение бланка из полученного сообщения

  1. В окне сообщения в меню Файл выберите команду Сохранить бланк.
  2. Введите имя файла и нажмите кнопку «OK».

При сохранении бланка в Microsoft Outlook он сохраняется также в списке бланков Microsoft Word.

Удаление бланка из списка бланков

При удалении бланка в Microsoft Outlook аналогичный бланк удаляется также и в Microsoft Word. Последовательность действий такая же, только вместо кнопки «Изменить» нужно будет нажать кнопку «Удалить».

Выбор бланка, используемого в новых сообщениях по умолчанию

При выборе бланка, используемого по умолчанию в Microsoft Outlook, задается также бланк, используемого по умолчанию в Microsoft Word. Чтобы использовать по умолчанию какую-либо тему, выберите ее в Microsoft Word.

Выбор бланка, используемого по умолчанию во всех новых сообщениях

  1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры и перейдите на вкладку Сообщение.
  2. В списке Создать сообщение в формате выберите вариант HTML.
  3. В списке Бланк, используемый по умолчанию щелкните необходимый бланк.

Выбор бланка, используемого по умолчанию в одном новом сообщении

Укажите в меню Действия на команду Новое сообщение с помощью и щелкните на нужном бланке. Если в списке нет нужного бланка, выберите команду Другие бланки и выберите бланк в списке Бланк. Чтобы загрузить дополнительный бланк из Интернета, нажмите кнопку «Дополнительные бланки».

Прекращение использования автоматического бланка

Прекращение использования автоматического бланка для всех новых сообщений: при отключении бланка в Microsoft Outlook, он отключается также и в Microsoft Word. Если Microsoft Word используется в качестве редактора сообщений и требуется отключить тему.

  1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры и перейдите на вкладку Сообщение.
  2. В списке Бланк, используемый по умолчанию выберите значение «Нет».

Прекращение использования автоматического бланка для одного нового сообщения: выберите в меню Действия команду Новое сообщение с помощью, а затем – команду HTML (без бланка).

ladyoffice.ru

Использование готовых фрагментов текста в Outlook

Почтовый клиент Microsoft Outlook позволяет создавать и использовать шаблонные фрагменты текста для типовых ответов. Таким образом, можно сэкономить существенное количество времени на работу с электронной почтой.

Данный инструмент будет особо актуален, если вы регулярно отвечаете на типовые сообщения по работе. Например, люди запрашивают у вас информацию, за которую вы не ответственны. В таком случае вы можете один раз подготовить корректный ответ с указанием контактной информации людей, к которым следует обратиться. Такое сообщение можно сохранить как заготовку и в дальнейшем просто вставлять ее в тело электронного письма, когда это будет необходимо.

Создание текстового шаблона

В Outlook создайте новое письмо, кликнув по кнопке «Создать сообщение», и введите всю необходимую информацию, которую хотите сохранить в качестве шаблона. Задайте тексту необходимое оформление, при необходимости добавьте картинки и таблицы. Когда вся необходимая информация добавлена, выделите текст, в ленточном меню окна с письмом выберете вкладку «Вставка» и в области «Текст» нажмите на кнопку «Экспресс-блоки» и из выпадающего списка выберете значение «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию надписей».

В открывшемся диалоговом окне необходимо задать имя нового шаблона. В графе «Коллекция» оставьте значение «Экспресс-блоки», а в пункте «Параметры» определите каким образом вы будете использовать создаваемую заготовку. После этого нажмите Ок.

Заготовка с шаблоном создана и добавлена в коллекцию автотекста. Теперь можно закрыть тело письма и начать использовать готовый фрагмент текста там, где это требуется.

Использование текстового шаблона

Откройте письмо, в ответ на которое нужно использовать ранее созданную заготовку. Нажмите кнопку «Ответить». В ленточном меню перейдите во вкладку «Вставка» и в области «Текст» нажмите на пиктограмму «Экспресс-блоки» – созданная заготовка появится в выпадающем списке. Кликаем на нее, и она автоматически добавляется в тело письма. Можно его отправлять. Это гораздо легче и быстрее, чем каждый раз самостоятельно набирать однотипное сообщение.

Если необходимо удалить текстовый шаблон создайте новое письмо, перейдите в ленточном меню во вкладку «Вставка», поместите курсор в тело письма, после чего нажмите уже знакомую кнопку «Экспресс-блоки». В выпадающей области можно нажать правой клавиши мыши на свою заготовку и из контекстного меню выбрать команду «Упорядочение и удалить».

В открывшемся окне отображаются все ранее созданные заготовки. Для удаления просто выделите соответствующую запись и нажмите кнопку «Удалить», после чего подтвердите свое действие в диалоговом окне.

Поделиться:

pcgramota.ru


Смотрите также