Как создать список рассылки в outlook 2010


Создание списка рассылки в Outlook 2010

Бывают ситуации, когда приходится отправлять сообщения группе людей. Для того чтобы не добавлять каждый раз одних и тех же людей в список получателей в Outlook есть возможность автоматизировать данный процесс.

В Outlook 2007 автоматическая рассылка называлась списком рассылки (анг. mailing list). В Outlook 2010 механизм автоматической рассылки значительно упростился и стал называться как «Создание и изменение Групп контактов».

Теперь переходим непосредственно к созданию группы контактов. Открыв Outlook 2010, выбираем представление «Контакты» и жмем на «Главная». Выбираем пункт «Создать группу контактов» (рис.1)

Рис.1

В поле «Имя» вводим название группы, к которой будем применять автоматическую рассылку и выбираем пункт «Добавить участников».

Выбираем способ, с помощью которого будем добавлять участников Группы контактов: из контактов Outlook, из имеющейся адресной книги, путем создания нового контакта. В нашем примере это добавление контактов из Outlook.

Рис.2

В открывшемся окне выделяем контакт, который хотим добавить в Группу контактов и жмем на «Участники». После чего не забываем нажать на «Сохранить и закрыть» (рис.2).

Рис.3

Проверяем правильность наших действий. Создаем новое сообщение. В поле «Кому…» пишем имя созданной нами Группы контактов. Если необходимо убрать из списка рассылки некоторые контакты, то в поле «Кому…» сообщения щелкните значок «плюс» (+) рядом с именем списка рассылки, чтобы увидеть его содержимое, а потом удалите имена людей, которым не нужно посылать сообщение (рис.3).

Рис.4

blog.depit.ru

Создание группы рассылки в Outlook

Современный век сопровождается невероятной интенсивностью. Практически ежедневно приходится совершать действия, от скорости выполнения которых зависит результативность мероприятий, а вслед за этим может зависеть и успешность карьерного роста.

Часто приходится совершать рассылку важной корреспонденции. Если письма направляются одним и тем же пользователям, то возникает насущный вопрос, как в Outlook создать группу рассылки, которая позволит существенно сэкономить время, благодаря чему удастся совершить несколько дополнительных манипуляций.

Действительно, почтовое приложение Outlook сопровождается многими успешными функциональными возможностями, облегчающими процесс выполнения многих задач.

Если в ваши профессиональные задачи входит работа с почтовым ресурсом, включая не только прочтение и отправку сообщений, но и рассылку различного материала своим непосредственным партнёрам, вам, действительно, полезно изучить информацию, как в Аутлуке создать группу рассылки.

Формирование группы контактов

Интересуясь, как создать рассылку в Outlook, прежде всего, следует определиться, кому вы желаете или обязаны согласно своей должностной инструкции перенаправлять важные письма. Все эти пользователи, в большинстве случаев, уже внесены в список контактов Outlook, но с целью экономии времени их полезнее всего объединить в одну общую группу.

Составление списка

Сделать мгновенную рассылку, если заранее сформировать список деловых партнёров, совершенно несложно. По этой причине вашей первоначальной задачей является создание такого полезного для вас списка контактов, а для этого тщательно изучите рекомендации опытных пользователей, как создать список рассылки в Outlook.

Запустите почтовое приложение Outlook, в нижней части окна с левой стороны вы легко обнаружите меню «Контакты», кликните по нему.

Теперь на горизонтальной ленте меню найдите и нажмите кнопку «Создать группу контактов».

Почтовое приложение предложит вам указать имя создаваемой вами группы.

Имя вы можете придумать любое, только учтите, если вы намерены создать несколько групп для разных случаев, то название каждой должно быть таким, чтобы вы в спешке их ни в коем случае не перепутали, и не разослали письма не по назначению.

Когда имя вы придумали и уже вписали в строку, кликните по следующей кнопке «Добавить участников».

Почтовое приложение сразу же предложит вам несколько вариантов добавления пользователей, среди которых выберите первый вариант, ориентированный на добавление получателей сообщений из контактов самого приложения Outlook.

В открывшемся новом окне остаётся выделить нужные контакты, после чего нажать кнопку «Участники». Таким образом, вы сможете создать список всех тех, кому вы должны направлять определённую корреспонденцию.

Не забудьте в завершении формирования перечня контакта нажать на «OK», в противном случае в результате вашей забывчивости список не сохранится, вам придётся вновь проделать все эти манипуляции.

Указав членов группы, не забудьте сохранить изменения

Если же вы только начинаете работать в таком приложении, в адресной книге Outlook у вас не будет значиться ни один электронный адрес, вам придётся при создании перечня партнёров вводить эти адреса вручную. Не поленитесь и потратьте время один раз, а в следующий раз вы уже сможете оценить пользу проделанных вами манипуляций.

Как разослать корреспонденцию

После того как вам удалось сформировать список всех получателей, с которыми приходится ежедневно поддерживать плотный контакт через почтовый ресурс, остаётся вникнуть, как сделать рассылку в Outlook созданной группе.

В этом также нет ничего сложного, вы очень быстро всё освоите и с первого раза запомните.

Создайте новое сообщение или откройте письмо, которое необходимо отослать всем указанным вами ранее партнёрам. В поле «Кому» просто введите имя, которое вы сами придумали для группы. Все электронные адреса всех партнёров будут добавлены автоматически. Вы их не будете видеть, поскольку в адресной строке будет отображаться только имя группы.

Впишите первые символы из названия — и группа будет предложена автоматически

Чтобы письмо ушло по назначению, нажмите «Отправить», все участники мгновенно получат сообщение от вас.

Может случиться и так, что вам потребуется перенаправить корреспонденцию этим участникам, но за исключением нескольких.

В этом случае первоначально всё сделайте, как описано выше, а после того, как в адресной строке уже будет указано имя группы, обратите внимание на рядом находящийся небольшой плюсик.

Нажмите на этот плюсик, сразу после этого раскроется весь перечень получателей. Если требуется кого-то удалить в связи с тем, что он не нуждается в этом конкретном письме, уберите его из контактов получателей и сразу отправляйте письмо.

Нажмите на плюсик, чтобы открыть полный список получателей

Как видите, ничего сложного нет ни при создании списка группы, ни при непосредственном перенаправлении корреспонденции нет. Outlook — отличное почтовое приложение, которое таит в себе массу удивительных возможностей, облегчающих выполнение задач, поэтому познавайте его и облегчайте свой труд, повышая одновременно результативность.

nastroyvse.ru

Заметки

Как создать Группу контактов в Outlook 2010

Перейдем непосредственно к созданию Группы контактов. Открыв Outlook, выбираем представление «Контакты». Далее жмем «Создать группу контактов»

 

Выбираем пункт «Добавить участников». В качестве примера будем использовать готовую адресную книгу, поэтому выберем раздел «Из адресной книги».

 

В открывшемся окне находим контакты, которые хотим добавить в создаваемую Группу контактов. Все наши выбранные контакты будут находиться в разделе «Участники». После этого жмем ОК.

 

Теперь необходимо дать имя для Группы контактов. Ниже в списке Вы можете увидеть все контакты, которые добавили. Список участников можно отредактировать в любое время.

 

Группа контактов сохраняется в папке Контакты под присвоенным ей именем.

Проверяем правильность наших действий. Создаем новое сообщение. В поле «Кому…» пишем имя созданной нами Группы контактов. Если необходимо убрать из списка рассылки некоторые контакты, то в поле «Кому…» сообщения щелкните значок (+) рядом с именем списка рассылки, чтобы увидеть его содержимое, а потом удалите имена людей, которым не нужно посылать сообщение.

 

Как создать Группу контактов в Outlook 2007

Открыв Outlook 2007, выбираем представление «Контакты». Выбираем раздел «Создать», находим «Список рассылки»

 

Щелкаем по пункту «Выбрать участников» и далее все аналогично Outlook 2010

 

vekit.ru

Создание списков рассылки в Outlook 2003

Бывают ситуации, когда приходится отправлять сообщения группе людей. Для того чтобы не добавлять каждый раз одних и тех же людей в список получателей в Outlook есть возможность создавать «Списки рассылки».

Сообщение, отправляемое по этому списку рассылки, направляется всем получателям, указанным в данном списке. Списки рассылки можно использовать для сообщений, поручений, приглашений на собрания и т.п. По умолчанию списки рассылки хранятся в папке «Контакты».

Как создать список рассылки:

  1. В меню «Файл» выберите команду «Создать», а затем — команду «Список рассылки» (рис. 1).

Рис.1

  1. В поле «Имя» введите имя списка рассылки (рис. 2).

Рис.2

  1. На вкладке «Члены» щелкните «Выберите членов» (рис. 2).
  2. В открывшемся окне выберите получателей и нажмите кнопку «ОК» (рис. 3).

Рис.3

  1. Если необходимо добавить адрес не из списка контактов, то необходимо нажать кнопку «Добавить» и ввести данные вручную (или скопировать из буфера обмена) (рис. 4).

Рис. 4

Отправка сообщения по списку рассылки

  1. Откройте новое сообщение.

Щелкните поле «Кому», выберите в поле «Источник адресов» Контакты Outlook (см. рис. 5)

  1.  и в поле «Поиск» введите имя списка рассылки.

Рис. 5

  1. В списке «Имя» щелкните имя, щелкните «Кому», а затем нажмите кнопку «ОК».
  2. Если необходимо убрать из списки рассылки некоторые контакты, то в поле «Кому» сообщения щелкните значок «плюс» (+) рядом с именем списка рассылки, чтобы увидеть его содержимое, а потом удалите имена людей, которым не нужно посылать сообщение (рис 6,7)

Рис. 6

Рис. 7

blog.depit.ru

Работа с списками рассылки в Outlook

Вы можете создать список рассылки в вашем Outlook-контакте, который включает в себя имя более одного человека в те моменты, когда вы отправляете сообщение нескольким людям одновременно. Вы также можете назначать категории своим спискам рассылки (так же, как вы можете, с отдельными контактами), и вы можете отправить список рассылки другим людям в качестве вложения в сообщение электронной почты, чтобы они могли использовать тот же список, который вы делаете, если они также используя Outlook.

Создание списка рассылки

Создание списка рассылки - это простой способ составить имя для вашего списка и выбрать из коллекции имен, которые вы сохранили в своей системе. В списке рассылки не учитываются телефонные номера и почтовые адреса, а только адреса электронной почты.

Чтобы создать список рассылки в вашем модуле контактов, выполните следующие действия:

1. Выберите «Файл» -> «Создать» -> Список рассылки (или нажмите Ctrl + Shift + L).

Появится диалоговое окно «Список рассылки».

2. Введите имя, которое вы хотите присвоить списку рассылки.

Имя, которое вы вводите, отображается в текстовом поле «Имя».

3. Нажмите кнопку «Выбрать участников».

Появится диалоговое окно «Выбор участников», в котором отображается список доступных имен с левой стороны и пустое поле с правой стороны.

4. Дважды щелкните имя каждого человека, которое вы хотите добавить в список рассылки.

Каждое имя, которое вы дважды щелкните, появляется в столбце «Добавить в список рассылки» в правой части диалогового окна.

5. Когда вы закончите выбирать имена, нажмите «ОК».

Диалоговое окно «Выбор участников» закрывается.

6. Нажмите «Сохранить и закрыть» (или нажмите «Alt + S»).

Диалоговое окно «Список рассылки» закрывается, и список рассылки отображается в списке контактов.

Когда вы создаете список рассылки, вы также можете указать адреса электронной почты людей, которые не включены в список контактов или любую другую вашу адресную книгу Outlook. Чтобы добавить такого аутсайдера в свой список рассылки, нажмите «Добавить» (вместо «Выбрать участников») на шаге 4 выше. Введите имя и адрес электронной почты человека, которого вы хотите добавить, в диалоговом окне «Добавить новых участников», нажмите «ОК» и следуйте остальным шагам точно так же.

Редактирование списка рассылки

Люди приходят, и люди идут в Списки рассылки, как и везде. К счастью, вы можете редактировать списки. Просто нажмите значок «Контакты» в области переходов и дважды щелкните имя одного из ваших списков рассылки (записи, которые показывают немного двуглавый значок справа от их имен).Когда вы открываете запись списка рассылки, вы видите тот же самый экран, который вы видели при первом создании списка. Здесь у вас есть несколько полезных вариантов:

  • Чтобы удалить член списка: Нажмите это имя и нажмите кнопку «Удалить».
  • Чтобы выбрать нового участника из имен, уже входящих в список контактов или Список глобальных адресов: Нажмите «Выбрать участников» и выполните ту же процедуру, что и при создании списка.
  • Чтобы добавить человека, чей адрес электронной почты не указан в любой из ваших адресных книг: Нажмите кнопку «Добавить», введите имя и адрес электронной почты и нажмите «ОК».

Использование списка рассылки

Списки рассылки отображаются как элементы в вашем списке контактов вместе с именами людей - поэтому (как вы, вероятно, можете догадаться) вы можете использовать список рассылки для адреса электронной почты так же, как и с любым контакт. Вот как:

  • Вы можете перетащить карту для списка рассылки в папку «Входящие», чтобы создать новое электронное сообщение в этом списке.
  • Вы можете ввести имя списка рассылки в строке «Кому» сообщения электронной почты и нажать кнопку «Проверить имена» на панели инструментов.

Когда Outlook добавляет подчеркивание имени в поле Кому: вы знаете, что ваше сообщение будет отправлено людям из вашего списка рассылки.

ru.howtodou.com

Создание списка рассылки для серийных сообщений в Outlook 2010 | CHIP

Если вы часто отправляете письма определенной группе людей из вашего списка контактов Outlook, стоит задуматься о создании списка рассылки.

В закладке «Главная» щелкните на разделе «Контакты», после чего изменится верхняя строка меню. В группе «Создать» выберите опцию «Создать группу контактов». Открывается новое окно. В поле «Имя» сначала укажите наименование рассылки, например, «Друзья» или «Коллеги».

В дальнейшем вы можете выбрать рассылку по этому наименованию. Теперь перейдите в закладку «Группа контактов» и в категории «Участники» щелкните на «Добавить участников». Здесь выберите опцию «Из контактов Outlook», «Из адресной книги» или «Создать контакт для электронной почты».

Введите имя или электронную почту контакта и щелкните OK. Outlook сохраняет рассылку под указанным именем. В дальнейшем, создав новое сообщение, вы можете просто указать в адресной строке имя рассылки; письмо получат все указанные в ней адресаты.

Фото: компания-производитель

Андрей Киреев

  • ТЕГИ
  • Outlook
  • список рассылки

КОММЕНТАРИИ

ichip.ru


Смотрите также