Как настроить аутлук автоответчик


Настраиваем автоответ в Outlook на период отпуска

В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.

Вы можете написать любую уточняющую информацию, например, телефон коллеги, подменяющего вас на период отпуска и сразу перенаправить все письма на его почтовый ящик.

Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.

Настройка автоматического ответа Outlook 2007

Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.

Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».

Отметьте пункт «Меня нет на работе» и напишите текст уведомления, которое должны получать люди, когда вас нет на месте.

Обратите внимание. Правила обработки сообщений находятся в этом же меню, под текстом вашего автоответа.

После внесения всех изменений закройте окно «заместителя» нажав кнопку ОК.

Настройка автоматического ответа Outlook 2010

Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».

В открывшемся окне вы можете включить или отключить автоответы. По умолчанию автоответчик отключен. Для включения автоответов выберите пункт «Отправлять автоответы».

Если вы покидаете рабочее место на известное время, например, улетаете в отпуск, то вы можете установить временные рамки, в которые автоответы будут действовать. Для указания периода действия поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода» и укажите время и дату действия автоответов.

Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.

Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.

Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:

Добрый день!

В период с 1 по 14 июля я нахожусь в отпуске и не могу ответить на ваше письмо. На период моего отсутствия по всем вопросам обращайтесь к моему коллеге Петровой Анне.

Телефон: +7 123 456-78-90

Почта: [email protected]

Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:

Приветствую!

До 10 июля я нахожусь в командировке и к сожалению, не могу ответить вам сейчас.

Если вопрос срочный, свяжитесь со мной по телефону +7 123 456-78-90.

Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».

Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.

Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.

Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».

В открывшемся меню вы можете сделать так, чтобы письма, полученные от определенного человека (например, очень важного клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Или чтобы письма содержащие в теме письма слово «счёт» сразу  отправлялись в бухгалтерию.

После создания нажмите два раза кнопку ОК, чтобы выйти из режима настроек автоответов.

На этом настройка автоответов в Outlook 2010 завершена.

Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016

Настройка автоответа в Outlook 2013 и 2016 идентична, поэтому рассматривать будем на примере более новой версии.

Откройте Outlook и зайдите в меню «Файл» в левой верхней части программы.

Зайдите в закладку «Сведения» и выберите «Автоответы».

Откроется окно создания автоответов, которое в принципе идентично Outlook 2010.

Для включения автоответов поменяйте переключатель на пункт «Отправлять автоответы».

Чтобы автоматические ответы в Outlook отправлялись только в определенный период, поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода». Не забудьте указать время начала и конца действия автоответчика. Например, дату своего последнего дня перед отпуском и дату первого рабочего дня после отпуска.

Напишите текст, который будут получать ваши отправители в период вашего отсутствия.

Пример автоответа Outlook 2013 и Outlook 2016:

Приветствую!

До 18 июля включительно я нахожусь в отпуске.

По всем вопросам обращайтесь к Козлову Виктору.

Почта: [email protected]

Сайт: computernotes.ru

Телефон: +7 (123) 456-78-90

При необходимости отформатируйте текст, выбрав предпочитаемый размер и цвет шрифта.

Напишите текст автоматического ответа для отправителей вне вашей организации. Для этого перейдите на вкладку «За пределами организации» и включите этот пункт.

Нажав на кнопку «Правила», можно точечно настроить обработку входящих писем. Программа позволяет настраивать множество параметров и условий входящей почты.

Для примера на картинке, показано правило, которые пересылает все письма с почтового ящика [email protected] с темой СРОЧНО на адрес [email protected]

После завершения нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно.

Изменить автоответы и настроенные правила можно в любой момент вернувшись в меню «Пуск» — «Сведения» — «Автоответы».

Видео создания автоответов в Outlook

Ниже я предлагаю посмотреть несколько видео инструкций по созданию автоответов в Outlook. Если у вас остались какие-либо вопросы обязательно задавайте их в комментариях.

computernotes.ru

Автоответ в outlook - подробная инструкция, как включить

При нынешнем темпе жизни порой не остается времени даже на то, чтобы ответить на личную почту. А ведь пару раз в год у каждого есть отпуск, который хочется провести с семьей и друзьями, но, к сожалению не все коллеги и заказчики разделяют радость отдыха и продолжают писать 24/7. В данной статье мы расскажем, о том как создать автоответ в outlook.

Автоответ в outlook

Автоответ в Microsoft Оutlооk

В таких моментах вас выручит возможность создания автоматического ответа в Оutlооk, который самостоятельно сможет отвечать на полученные вами сообщения. Это возможно благодаря заранее подготовленному и сохраненному сообщению для шаблона. Далее мы покажем, как подключить, выставить настройки и отключить функцию автоматического ответа Оutlооk в версиях с 2016-ого до 2007-ого года с профилем Exchange и без его использования.

Настраиваем функцию автоответа в Microsoft Outlook

Автоматический ответ во всех версиях Outlook: активируем функцию «Заместитель» с учетным профилем Exchange

Как правило, учетная запись в Exchange используют на рабочих ПК, а не на домашних. Для того чтобы узнать какой аккаунт у вас, посмотрите внизу экрана на строку. Если там вы увидите надпись «Подключено в MC Exchange», следовательно у вас одноименный корпоративный аккаунт.

Так как при разных версиях программы Аутлук подключение автоответчика чуть отличается, мы предоставим вам инструкции для всех версий по отдельности.

Интересно! Версия программы Outlook всегда соответствует версии MC Office, которая установлена на вашем ПК.

Версия 2О1О-2О16

  1. Когда вы зайдете в основное меню, нужно кликнуть по иконке «Создать сообщение». У вас откроется автоматический режим подготовки макета, в каком создается заготовленный ответ.

    Во вкладке «Главная» нажимаем на иконку «Создать сообщение»

  2. В окно для текста-шаблона введите текстовое сообщение, которое будет мгновенно и без вашего участия отправлено в ответ на все полученные имейлы.

    В поле для текста-шаблона вводим текстовое сообщение

  3. Когда все будет готово, перейдите к вкладке «Файл» и кликните на строку «Сохранить как».

    Переходим к вкладке «Файл»

    Нажимаем «Сохранить как»

  4. Файл, который вы сохраняете, подпишите, как вам нравится, после чего для него следует выбрать разрешение «Шаблон Аутлук» (*oft)».

    Задаем имя файлу с расширением «oft», в поле «Тип файла» выбираем «Шаблон Outlook (*oft)»

  5. Записываем элемент в память ПК, щелкнув по клавише «Сохранить».

    Нажимаем по кнопке «Сохранить»

  6. Затем следует вернуться в главное окно программы, открыть закладку «Файл» и перейти в пункт «Управление оповещениями и правилами».

    Переходим к вкладке «Файл»

    Переходим в раздел «Управление оповещениями и правилами»

  7. В открытом окне кликните по функции «Новое правило».

    Выбираем функцию «Новое правило»

  8. У вас на экране появится раздел «Начать с пустого правила», но вам следует выбрать вариант со словами «Применения правила к полученным мной сообщениям», щелкните «Далее».

    Выбираем вариант со словами «Применения правила к принятым мной сообщениям»

  9. В открытом окне выберите условия, когда должен срабатывать автоответчик, затем нажмите «Далее».

    Отмечаем галочкой те случаи, когда должен срабатывать автоответчик, нажимаем «Далее»

  10. У нас открывается первый шаг. Выбираем «Ответить, используя выбранный шаблон».

    Выбираем «Отвечать, используя выбранный шаблон», нажимаем «Далее»

  11. Во втором блоке в разделе «Шаг 2» кликните на синюю надпись «Указанный шаблон».

    Кликаем на синюю надпись «Указанный шаблон»

  12. Нажмите на кнопку «Обзор», что бы указать путь к созданному ранее файлу, затем щелкните на кнопку «Открыть».

    Указываем путь к созданному ранее шаблону, нажав по кнопке «Обзор», нажимаем «Открыть»

  13. В появившемся окне «Завершения настройки правила» в первом блоке прописываем название для созданного правила, а во втором выбираем «Включить правило». Раздел «Шаг 3» нужен для того, чтобы проверить правильность указанных данных.

    Пишем имя правила, ставим галочку на пункт «Включить правило»

  14. Когда вы все проверите и будете точно уверены, нажимаем на «Готово». Создание автоматического ответа окончено и функция активирована. Поздравляем!

    В блоке «Шаг 3» проверяем данные, нажимаем «Готово»

Версия 2ОО7

  1. Откройте раздел «Файл», далее переходим в «Сoздaть» => «Пoчтoвoе сooбщeниe».

    Открываем раздел «Файл», далее переходим в «Сoздaть», затем «Пoчтoвoе сooбщeниe»

  2. Пишем сообщение, которое в дальнейшем будет приходить в качестве ответа всем вашим собеседникам.

    Пишем ответ, который в дальнейшем будет приходить в качестве ответа всем собеседникам

  3. Теперь нужно сохранить текст, воспользовавшись функцией «Сохранить как».

    Нажимаем на значок программы, выбираем «Сохранить как»

  4. Называем файл как угодно, и задаем для него тип «Шаблон Аутлук (*oft)».

    Называем файл как угодно, выбираем для него фoрмaт «Шаблон Аутлук (oft)»

  5. Возвращаемся к MC Outlook и выбираем раздел «Сервис».

    Возвращаемся к MC Outlook и выбираем раздел «Сервис»

  6. В нем нам нужна опция «Прaвилa и опoвeщeния».

    Нажимаем по функции «Прaвилa и опoвeщeния»

  7. В открытом окне щелкаем по функции «Новое правило».

    В появившемся окне выбираем функцию «Новое правило»

  8. Перед вами появится раздел «Начать с пустого правила», где вам нужно щелкнуть по «Применения правила к полученным мною уведомлениям».

    Выбираем пункт «Применения правила к полученным мною уведомлениям», нажимаем «Далее»

  9. Отметьте условия, в которых должен сработать автоответ.

    Ставим галочку на нужный вариант, нажимаем «Далее»

  10. В первом блоке щелкните по опции «Ответить, используя указанный шаблон».

    Выбираем функцию «Отвечать, используя указанный шаблон»

  11. Во втором блоке кликните на синюю надпись «Указанный шаблон».

    Во втором блоке кликаем на синюю надпись «Указанный шаблон»

  12. Указываем местонахождение созданного ранее сообщения.

    Нажимаем на кнопку «Обзор», выбираем путь где хранится шаблон сообщения, нажимаем «Открыть»

  13. У вас откроется новое окно «Завершение настройки правила». В первом блоке укажите название для созданного правила, а во втором поставьте галочку возле «Включить правило». В третьем блоке вы проверяете информацию на правильность указанных данных.

    Заполняем поле с названием, нажимаем «Включить правило»

  14. Осталось кликнуть на кнопку «Готово». Автоответ готов и активирован.

    В блоке «Шаг 3» проверяем информацию, нажимаем «Готово»

Для тех, кто привык настраивать по видео, рекомендуем к просмотру данное видео.

Видео — Как включить автоответчик в Microsoft Outlook 2007

Активируем функцию «Заместитель» без аккаунта Ехсhаngе

Когда вы авторизовались и не использовали аккаунт Exchange, вы можете использовать следующие методы для создания автоматического ответа.

Версия 2О16-2О1О. Способ 1

  1. Открываем в меню вкладку «Файл».

    Переходим во вкладку «Файл»

  2. Выбираем раздел «Сведения».

    Выбираем раздел «Сведения»

  3. Из предложенных функций выбираем «Автоответы».

    Выбираем функции «Автоответы»

  4. Включаем функцию, при этом отметив такой параметр, как «Отправлять автоматический ответ при отсутствии».

    Отмечаем галочкой параметр «Отправлять автоответ об отсутствии»

  5. Еще вы сможете установить временной промежуток, когда опция автоматического ответа должна работать, а можете убрать галочку возле варианта «Совершать отправку лишь в течение последующего периода» и удалить все временные рамки.

    Ставим галочку на пункт «Отправлять только в течении следующего периода», выставляем параметры или снимаем галочку с этого пункта и очищаем все поля

  6. Когда вы готовите уведомление для коллег, выбираем пункт «В пределах организации», а для остальных – «За пределами организации (Вкл)». Далее вводим текстовое сообщение для автоматического ответа. Все готово!

    Выбираем вкладку «В пределах организации», вводим текст сообщения

    Выбираем вкладку «За пределами организации (Вкл.)» вводим текстовые сообщения, нажимаем «Готово»

Версия 2О16-2О1О. Способ 2

  1. Открываем раздел «Файл», и кликаем на автоответ.

    Переходим во вкладку «Файл»

    Выбираем функции «Автоответы»

  2. В появившемся окне щелкаем по опции «Отравляем автоответы». Если нужно, можете установить определенный интервал времени. Далее кликаем на «Правила».

    Выбираем функцию «Отравляем автоответы», назначаем интервал, нажимаем на кнопку «Правила»

  3. На экране появится окно с названием «Правила автоответа», кликаем на «Добавить».

    Нажимаем на «Добавить»

  4. Затем необходимо проставить галочки напротив таких пунктов, как «Отправленные лично мне» и «Переслать». В поле «Кому» выбираем адресата.

    Ставим галочки на пункты «Отправлять мне лично», далее «Переслать», в поле «Кому» выбираем адресат

  5. После проделанных манипуляций и нажатия на подтверждающую кнопку «ОК» у вас будет извещение о том, что вы не подключили автоответ.
  6. Кликните по кнопке «Да», и тогда «Заместитель» будет функционировать без подключенного автоответа.

    Нажимаем «Да»

Версия 2ОО7

  1. Открываем раздел «Сервис» в меню.

    Открываем раздел «Сервис» в меню

  2. Находим пункт «Заместитель» и щелкаем по нему.

    Щелкаем по пункту «Заместитель»

  3. Включаем функцию, при этом отметив такой параметр, как «Отправлять автоматический ответ при отсутствии».

    Отмечаем галочкой параметр «Отправлять автоответ об отсутствии»

  4. Вы также сможете установить временной промежуток, когда опция автоматического ответа должна работать, а можете убрать галочку возле варианта «Совершать отправку лишь в течение последующего периода» и убрать все временные рамки.

    Ставим галочку на пункт «Отправлять только в течении следующего периода», выставляем параметры или снимаем галочку с этого пункта и очищаем все поля

  5. Когда вы готовите уведомление для коллег, выбираем раздел «В пределах организации», а для остальных – «За пределами организации (Вкл)».

    Выбираем вкладку «В пределах организации», вводим текст сообщения

  6. Пишем текстовое сообщение для автоматической отправки.

    Выбираем вкладку «За пределами организации (Вкл.)» вводим текстовые сообщения, нажимаем «Готово»

Отключаем функцию автоматического ответа

Если отпала необходимость в использовании автоматического ответа, вы можете ее отключить. Для этого есть два способа отключения, выбор которых зависит от того, как вы ее подключали – с аккаунтом Exchange или нет.

В профиле с учетной записью

  1. Открываем в меню раздел «Файл».

    Переходим во вкладку «Файл»

  2. Переходим к функции «Упрaвлeниe oпoвeщениями и пpaвилaми».

    Нажимаем по функции «Прaвилa и опoвeщeния»

  3. В открытом окне вы увидите все правила, созданные вами ранее. С варианта, который вы желаете отключить, достаточно лишь убрать палочку.

    Убираем галочку с варианта, который хотим отключить, нажимаем «ОК»

В профиле без учетной записи

  1. Открываем в меню раздел «Файл».

    Открываем в меню раздел «Файл»

  2. Кликаем на раздел «Сведения».

    Кликаем на раздел «Сведения»

  3. Нажимаем на иконку «Автоответы».

    Нажимаем на иконку «Автоответы»

  4. Кликаем на первую строку «Не отправлять автоответ». Затем подтвердите действие, нажав на «ОК».

    Кликаем на первую строку «Не отправлять автоответ», далее подтверждаем действие, нажав на «ОК»

Заместитель – замечательная функция для деловых людей, которым необходимо быть на связи даже тогда, когда они отсутствуют на рабочем месте нежели потом просматривать огромное количество имейлов. Отвечать автоматически намного удобнее, нежели вручную.

Важно! Автоответ будет выслан пользователю единожды, а на остальные сообщения отвечать не сможет. Если вы запустите Outlook вручную, данные счетчика будут обнулены.

Устранение неполадок: нет параметра «Автоответ»

Если вы пытались выполнить приведенные выше шаги, но в меню не находили функцию автоответа, то вероятнее всего, вы используете учетную запись Gmail, POP, Yahoo, IMAP или какую-то другую, у которой не поддерживаются автоответы в Аутлук. У вас есть возможность настроить автоответ на полученные сообщения, но для этого приложение должно постоянно функционировать, т.е. быть открытым на вашем ПК.

Видео — Как включить автоответчик в Outlook 2013

pc-consultant.ru

Как сделать автоответ в Outlook 2010: как настроить его или отключить в версиях 2013, 2016, 2007, инструкция со скриншотами

Автоответчик в Outlook пригождается в тех случаях, когда у вас не будет возможности отвечать на поступающие письма самостоятельно. Вместо вас это будет делать программа, используя ранее заготовленный вами шаблон. Ниже будет продемонстрировано, как сделать, настроить или отключить автоответ в Outlook 2007, 2010, 2013 и других версиях через аккаунт Exchange и без него.

Как сделать автоответ в Outlook 2010 и других версиях: активация заместителя с аккаунтом Exchange

Обычно учётная запись Exchange присутствует на корпоративных компьютерах, а на личных не используется. Убедиться в том, какая у вас учётная запись, можно по строке состояния в правом или левом нижнем углу программы. В ней должно быть написано «Подключён к Microsoft Exchange», если вы авторизованы через аккаунт Exchange.

Включение автоответчика в различных версиях Outlook будет немного отличаться, поэтому инструкции будут представлены отдельно для каждого года. Версия Outlook будет соответствовать версии Microsoft Office, установленном на вашем компьютере.

Outlook 2010, 2013, 2016

  1. Находясь в главном меню программы, кликнете по кнопке «Создать сообщение», чтобы перейти к написанию шаблона для будущего самоотправляющегося ответа.

    Нажимаем кнопку «Создать сообщение»

  2. Заполните поле для сообщения словами, которые будут отсылаться человеку, отправляющему вам сообщение.

    Прописываем текст сообщения

  3. Разверните отдел «Файл», кликнете в нем по кнопке «Сохранить как».

    Нажимаем кнопку «Сохранить как»

  4. Назовите элемент как вам удобно и установите для него расширение «Шаблон Outlook (*oft)».

    Выбираем формат «Шаблон Outlook»

  5. Используйте кнопку «Сохранить».

    Нажимаем кнопку «Сохранить»

  6. Вернитесь к программе и, развернув отдел «Файл», перейдите к разделу «Управление правилами и оповещениями».

    Выбираем пункт «Управление правилами и оповещениями»

  7. Откроется окошко, в нём нужно использовать кнопку «Новое правило».

    Нажимаем кнопку «Новое»

  8. В блоке «Начать с пустого правила» отметьте вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям».

    Выбираем вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям»

  9. Выберите, в каких случаях будет срабатывать автоответчик.

    Выбираем, когда будет действовать автоответчик

  10. В шаге №1 выберите функцию «Ответить, используя указанный шаблон».

    Выбираем пункт «Ответить, используя указанный шаблон»

  11. В шаге №2 нажмите на синенький текст «Указанный шаблон».

    Нажимаем кнопку «Указанный шаблон»

  12. Укажите путь шаблона, который вы создали ранее.

    Указываем путь до заранее созданного шаблона

  13. Откроется окошко «Завершение настройки правила». В блоке «Шаг 1» пропишите название для создаваемого правила, а в блоке «Шаг 2» выберите режим «Включить правило», в блоке «Шаг 3» проверьте правильность введённых данных.

    Проверяем правильность настроек

  14. Нажмите кнопку «Готово». На этом создание автоответчика закончено, а сам он активирован.

    Нажимаем кнопку «Готово»

  1. Разверните меню «Файл», в нём перейдите по пути «Создать» — «Почтовое сообщение».

    Нажимаем кнопку «Почтовое сообщение»

  2. Напишите текст, который будет в будущем автоматически отсылаться написавшим вам людям.

    Пишем текст

  3. Начните сохранение шаблона, нажав кнопку «Сохранить как».

    Кликаем по кнопке «Сохранить как»

  4. Назовите элемент и выставьте для него расширение «Шаблон Outlook (*oft)».

    Ставим формат «Шаблон Outlook»

  5. Вернитесь к программе и разверните меню «Сервис».

    Разворачиваем меню «Сервис»

  6. Выберите функцию «Правила и оповещения».

    Выбираем пункт «Правила и оповещения»

  7. Откроется окошко, в котором нужно будет нажать кнопку «Новое правило».

    Кликаем по кнопке «Новое правило»

  8. В блоке «Начать с пустого правила» отметьте вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям».

    Выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям»

  9. Выберите, в каких случаях будет срабатывать автоответчик.

    Отмечаем параметры, при которых автоответчик будет активироваться

  10. В блоке «Шаг 1» выберите функцию «Ответить, используя указанный шаблон».

    Выбираем вариант «Ответить, используя указанный шаблон»

  11. В блоке «Шаг 2» нажмите на синенький текст «Указанный шаблон».

    Кликаем по кнопке «Указанный шаблон»

  12. Укажите путь шаблона, который вы создали ранее.

    Нажимаем кнопку «Обзор»

  13. Откроется окошко «Завершение настройки правила». В блоке «Шаг 1» пропишите название для создаваемого правила, а в блоке «Шаг 2» выберите режим «Включить правило», в блоке «Шаг 3» проверьте правильность введённых данных.

    Проверяем выставленные параметры

  14. Нажмите кнопку «Готово». На этом создание автоответчика закончено, а сам он активирован.

    Кликаем по кнопке «Готово»

Если вы авторизованы в программе не через аккаунт Exchange, то можете воспользоваться этим способом для создания автоответчика.

Outlook 2010, 2013, 2016

  1. Откройте меню «Файл».

    Разворачиваем меню «Файл»

  2. Перейдите к пункту «Сведения».

    Выбираем пункт «Сведения»

  3. Используйте кнопку «Автоответы».

    Нажимаем кнопку «Автоответы»

  4. Включите функцию, выбрав параметр «Отправлять автоответ об отсутствии». Здесь же вы можете выбрать период, в течение которого будет работать автоответчик, или, сняв галочку с пункта «Отправлять только в течение следующего периода», снять временные ограничение на его действия. Вкладка «В пределах организации» нужна для тех случаев, когда вы оставляете сообщение для сотрудников вашей компании, а вкладка «За её пределами» — для всех остальных лиц.

    Настраиваем параметры автоответов

  5. Введите текст, который будет отсылаться автоматически. Готово, автоответчик создан.

    Вводим текст для сообщения

  1. Разверните вкладку «Сервис» в главном меню программы.

    Выбираем меню «Сервис»

  2. Выберите пункт «Заместитель».

    Выбираем пункт «Заместитель»

  3. Включите функцию, выбрав параметр «Отправлять автоответ об отсутствии». Здесь же вы можете выбрать период, в течение которого будет работать автоответчик, или, сняв галочку с пункта «Отправлять только в течение следующего периода», снять временные ограничение на его действия. Вкладка «В пределах организации» нужна для тех случаев, когда вы оставляете сообщение для сотрудников вашей компании, а вкладка «За её пределами» — для всех остальных лиц.

    Выбираем настройки заместителя

  4. Введите текст, который будет отсылаться автоматически. Готово, автоответчик создан.

    Вводим текст для автоответа

Как отключить автоответ на поступающие сообщения зависит от того, каким способом вы его включали: с учетной записью Exchange или без нее.

С аккаунтом Exchange

  1. Разверните вкладку «Файл».

    Выбираем раздел «Файл»

  2. Перейдите к разделу «Управление правилами и оповещениями».

    Кликаем по кнопке «Управление правилами и оповещениями»

  3. В открывшемся окошке расположены все правила, создаваемые вами ранее. Уберите галочку с того, которое хотите отключить.

    Снимаем галочку

Без аккаунта Exchange

  1. Откройте меню «Файл».

    Раскрываем меню «Файл»

  2. Перейдите к пункту «Сведения».

    Выбираем подраздел «Сведения»

  3. Кликнете по кнопке «Автоответы».

    Используем кнопку «Автоответы»

  4. Выберите первый вариант «Не отправлять автоответы». Кликнете по кнопке «ОК». Готово, автоответы отключены.

    Выбираем параметр «Не отправлять автоответы»

Заместитель — функция, которая пригодится людям, отсутствующим на рабочем месте, или тем, кто не хочет отвечать на определённый тип сообщений вручную. Учтите, что автоматический ответ будет отсылаться пользователю, отправившему вам сообщение, только один раз. На все последующие его сообщения автоответчик отвечать не будет. Счётчик обнулится, когда вы вручную запустите Outlook.

  • Автор: Денис Долгополов
  • Распечатать

kompkimi.ru

Автоответ в Outlook 2007, 2010, 2016 – как настроить автоматический ответ в Аутлук на время отпуска, включить и настроить автоответчик

Инструмент для работы с почтой Microsoft Office Outlook обладает рядом полезных функций, помимо стандартной работы с почтой (вроде сортировки и чтения). Среди этих функций Outlook выделяется «Автоответ», который можно использовать, чтобы отправитель понимал, что его сообщение дошло, даже если пользователь не имеет возможности ответить, или находится в отпуске. Многие сервисные центры и службы поддержки активно пользуются этой возможностью.

Назначение функции

При включении этой функции и настройке можно добиться возможности оперативной отправки сообщений в ответ на приходящие. Это упрощает работу многих служб, позволяя ориентировать пользователей в сроках рассмотрения заявок и подобных вещах. К тому же это создаёт ощущение, что фирма действительно заинтересована в общении с клиентом/партнёром. Чаще всего автоответом в Outlook пользуются:

  1. Сервисные центры. Иногда, с помощью сложных скриптов ещё и подаётся информация об ориентировочных сроках выполнения заявки (в странах СНГ не используется, в каком-то смысле отличительная особенность некоторых крупных западных фирм).
  2. Контакт-центры, для которых важно проявить уважение к пользователю. В их случае подобный ответ зачастую содержит благодарность за обращение.
  3. Службы поддержки (в частности в онлайн играх). Здесь указываются сроки рассмотрения заявки или присылаются данные о пропущенных в заявке полях (встречается у Zenimax и Blizzard).
  4. На время отпуска. Включается, чтобы известить коллег/клиентов о своей недоступности на данный момент. Применяется в крупных организациях со строгим деловым этикетом.

Можно найти и другие применения для указанной функции, либо использовать её просто ради шутки – выбор зависит от поставленной задачи.

Настройки автоответа

Сразу следует отметить, что способ настройки автоответчика в Аутлук варьируется в зависимости от установленной версии офисного пакета. Хотя, набор общих черт и присутствует, но касаются они преимущественно версий: 2010+ и по 2007 включительно. О специфических нюансах в некоторых версиях будет указано, под их общими сведениями (например, 2010 Outlook настраивается аналогично с 2013, 2016, но имеет пару отличительных черт).

  Как зайти на свою страницу в электронной почте

Версии 2010 и выше

Речь идёт о 2010, 2013, 2016 и прочих (скриншоты взяты из версии 2016, которая отличается лишь общим дизайном интерфейса). Также указанный вариант действий подходит и для Office 365, который Microsoft активно продвигают уже несколько лет. Для настройки автоответа от пользователя требуется:

  1. Открыть вкладку «Файл» и перейти в раздел «Сведения».
  2. Выбрать раздел «Автоответы».

Примечание! Чтобы этот пункт присутствовал в меню нужно иметь тип учётной записи «Microsoft Exchange». Если он отсутствует всё равно, то его можно вручную добавить на панель.

  1. Отметить флажок «отправлять автоответы»:
    • «Отправлять только в течение…» — позволяет указать между какими датами используется конкретный ответ. Удобно, чтобы поздравить кого-то с праздниками или проинформировать об отсутствии на рабочем месте;
    • «В пределах организации», как и вариант «за пределами…» позволяет выставить разные ответы в зависимости от типа адресата.
  2. Нажать «Ок» и следить за результатами.

Если не указать период в шаге «3», то сообщение будет отправляться постоянно, вплоть до ручной отмены.

Outlook 2007

В Версиях младше 2007 (включительно) не смотря на общее различие в виде интерфейса действует один и тот же алгоритм настройки автоматического ответа:

  1. Открыть вкладку «Сервис».
  2. Выбрать пункт «Заместитель».
  3. Ввести необходимые параметры (рассмотрены выше в пункте 3) и подтвердить действие.

Кроме незначительного различия в порядке активации действует тот самый принцип во всех версиях. Даже окно настроек не претерпело структурных изменений.

Отключении функции

Ранее упоминалось, что может потребоваться и ручное выключение указанной возможности. Следует понимать, что рассматривается пример с учётной записью Exchange. Процедура проста, по сути выполняется включение, но с иным финальным этапом:

  1. Открыть окно настроек автоответа (зависит от версии Outlook – показано выше).
  2. Поставить галочку «Не отправлять автоответы».
  Правила подписи электронного письма

Без учётной записи Exchange

Тем, кто пользуется стандартной IMAP/POP3 почтой (т.е. почтой gmail, mail, ukr, yandex и прочими почтовыми сервисами) потребуется сочетать функции «Шаблон» и «Правило», чтобы получить эффект автоответа в Аутлук.

Включение

Включает в себя 2 этапа: создание шаблона и настройку правила. Начнём с простого – шаблона. Для этого:

  1. Открываем окно программы.
  2. Выбираем «Новое сообщение».
  3. Делаем обычное сообщение без указания адресата.
  4. Нажимаем «Сохранить как» и указываем шаблон Outlook.

Сложного ничего, поэтому переходим к созданию правила:

  1. На вкладке «Главная» выбрать пункт «Правила».
  2. Нажать «Создать правило».
  3. Перейти в раздел «Дополнительно».
  4. Указать в первом этапе «Адресованные мне» и клацнуть «Далее».
  5. Отмечаем «ответить, используя указанный шаблон».
  6. Нажать на «указанный шаблон» и выбрать созданный ранее документ.
  7. Задать необходимые исключения. Обязательно нужно отмечать «кроме автоответов», чтобы роботы не устроили бесконечную переписку.
  8. Нажимаем «Готово».

Отключение

Достаточно удалить правило, чтобы прекратить его работу. Для этого:

  1. Открываем «Правила».
  2. Выбираем «Управление правилами и оповещениями».
  3. Находим ненужное правило и снимаем галочку.

Добавление пункта «Автоответы»

В любой из версий Outlook можно прикрепить отдельный вариант «автоответов» для этого потребуется выполнить следующие действия:

  1. Открыть «Файл»
  2. Перейти в «Параметры».
  3. Выбрать «Настроить ленту».
  4. В удобном месте «Создать группу» и переименовать её при необходимости. Обязательный шаг, поскольку в существующие группы эту вкладку добавить нельзя.
  5. Переместить «автоответы» в группу, созданную в пункте 4.

Примечание! Создание группы может и не потребоваться – всё зависит от версии Office. Но все версии старше 2010 требовали данного шага.

  Популярные сервисы для создания почты на своем домене и их настройка

Данный способ может не сработать, в этом случае потребуется перейти к разделу «Создание правила».

composs.ru

Настраиваем автоответ в Outlook

Для удобства работы почтовый клиент Outlook предлагает своим пользователям возможность автоматически отвечать на входящие сообщения. Это может заметно упростить работу с почтой, если требуется в ответ на входящие письма рассылать один и тот же ответ. Причем, автоответ можно настроить как для всех входящих, так и выборочно.

Скачать последнюю версию Outlook

Если вы как раз столкнулись с подобной проблемой, то эта инструкция поможет вам упросить работу с почтой.

Итак, для того, чтобы настроить автоматический ответ в outlook 2010 потребуется создать шаблон и затем настроить соответствующее правило.

Создание шаблона для автоответа

Начнем с самого начал – подготовим шаблон письма, который будет рассылаться адресатам в качестве ответа.

Первым делом создадим новое сообщение. Для этого на вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Создать сообщение».

Здесь необходимо ввести текст и при необходимости отформатировать его. Этот текст будет использоваться в ответном сообщении.

Теперь, когда работа с текстом завершена, переходим в меню «Файл» и там выбираем команду «Сохранить как».

В окне сохранения элемента выбираем «Шаблон Outlook» в списке «Тип файла» и вводим имя нашего шаблона. Теперь подтверждаем сохранение нажатием кнопки «Сохранить». Теперь окно нового сообщения можно закрыть.

На этом создание шаблона для автоответа завершено и можно переходить к настройке правила.

Создание правила для автоответа на входящие сообщения

Для того, чтобы быстро создать новое правило необходимо перейти на вкладку «Главное» в главном окне Outlook и в группе Переместить кликнуть по кнопке «Правила», а затем выбрать пункт «Управление правилами и оповещениями».

Здесь мы нажимаем «Новое…» и переходим к мастеру создания нового правила.

В разделе «Начать с пустого правила» кликаем по пункту «Применение правила к полученным мной сообщениям» и переходим к следующему действию, нажав кнопку «Далее».

На этом этапе, как правило, никаких условий выбирать не нужно. Однако, если вам требуется настроить ответ не на все входящие сообщения, то выберите необходимые условия, отметив их флажками.

Далее переходим к следующему шагу нажав соответствующую кнопку.

Если вы не выбрали никаких условий, то Outlook выдаст предупреждение о том, что настраиваемое правило будет применяться ко всем входящим письмам. В случаи, когда нам это и требуется, мы подтверждаем, нажав кнопку «Да» или же нажимаем «Нет» и настраиваем условия.

На этом шаге мы выбираем действие с сообщением. Поскольку мы настраиваем автоответ на входящие сообщения, то отмечаем флажком пункт «Ответить, используя указанный шаблон».

В нижней части окна необходимо выбрать нужный шаблон. Для этого кликаем по ссылке «Указанный шаблон» и переходим к выбору самого шаблона.

Если на этапе создания шаблона сообщения вы не меняли путь и оставили все по умолчанию, то в этом окне достаточно выбрать «Шаблоны в файловой системе» и в списке отобразиться созданный шаблон. В противном случае, необходимо нажать на кнопку «Обзор» и открыть папку, куда вы сохранили файл с шаблоном сообщения.

Если нужное действие отмечено и файл с шаблоном выбран, то можно переходить к следующему шагу.

Здесь можно настроить исключения. То есть те случаи, когда автоответ не будет срабатывать. Если это необходимо, тогда выделяем нужные условия и настраиваем их. Если же в вашем правиле автоответа исключений не будет, то переходим к завершающему шагу нажав кнопку «Далее».

Собственно, здесь уже ничего настраивать не надо, поэтому сразу можно нажимать кнопку «Готово».

Теперь, в зависимости от настроенных условий и исключений, Outlook будет отсылать в ответ на входящие письма ваш шаблон. Однако, мастер правил предусматривает только однократную отправку автоответа каждому адресату в течении сеанса.

То есть, как только вы запустите Outlook, стартует и сеанс. Заканчивается же он при выходе из программы. Таким образом, пока Outlook работает, то повторного ответа адресату, который отправил несколько сообщений не будет. В течении сеанса Outlook создает ведет список пользователей, которым был выслан автоответ, что позволяет избежать повторной отправки. Но, если закрыть Outlook, а потом войти в него снова, то этот список сбрасывается.

Для того, чтобы отключить автоответ на входящие сообщения, достаточно снять галочку с правила автоответа в окне «Управление правилами и оповещениями».

С помощью этой инструкции можно осуществить настройку автоответа в Outlook 2013 и более поздних версиях. Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы. Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

ДА НЕТ

lumpics.ru

Как сделать автоответ в Outlook 2010: как настроить его или отключить в версиях 2013, 2016, 2007, инструкция со скриншотами

Деловая переписка по интернету в наше время стала обыденным делом. Через электронные письма передаётся масса нужной и важной информации, отправляются документы и даже заключаются сделки. Что делать, если ваша работа напрямую связана с электронной почтой, но по каким-то причинам (отпуск, командировка) вы не сможете иметь доступ к вашему почтовому аккаунту? Outlook позволяет держать связь с адресатами даже на расстоянии.

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

Для пользователя Outlook доступны два варианта автоматических действий над входящими и исходящими сообщениями: шаблоны и правила.

Шаблоны упрощают процесс создания и отправки сообщений, текст которых зачастую повторяется, отличаясь только несколькими данными (буквально пара слов или цифр). По своей сути, шаблоны — хранимые сообщения, в которые непосредственно перед отправкой вставляются новые данные.

Правила в Microsoft Outlook — это автоматически исполняемые над сообщениями действия, созданные на основе имеющегося шаблона или заданных условий.

Разберём пошагово процесс создания и шаблонов, и правил, а также имеющиеся различия для разных версий Outlook.

Создание шаблона для версий Outlook 2003 и 2007

Навряд ли кто-то ещё пользуется этими «динозаврами» мира электронной почты, но если вам посчастливилось заполучить рабочее место именно с таким софтом, то эта инструкция для вас.

  1. В главном окне вызываем меню «Файл». Ищем пункт «Создать», а в нём — подпункт «Почтовое сообщение». Альтернативой таких действий будет одновременное нажатие клавиш Ctrl+N.Переход к мастеру создания сообщений
  2. Теперь нам предложат ввести текст шаблона. Например, вы готовитесь к отпуску и хотите заверить клиента, что свяжетесь с ним позже. Или же ваша цель — перенаправить адресата другому сотруднику (указать контактные данные). Вводим подходящий для этого текст в поле.Введите подходящий к ситуации текст, который будет рассылаться по шаблону
  3. После ввода информации сохраните шаблон. Нажатием на иконку Office в левом верхнем углу вызываем меню и выбираем пункт и подпункт с одинаковым названием «Сохранить как…».Сохраняем созданный файл
  4. Вводим желаемое имя шаблона и в качестве типа файла в выпадающем меню внизу выбираем «Шаблон Outlook». Нажимаем кнопку «Сохранить».Вводим название шаблона и выбираем его тип

Создание шаблона для версий Outlook 2010–2016

Алгоритм действий в более поздних версиях гораздо упрощён, но в то же время добавлен новый функционал в настройках.

  1. В меню «Файл» в левом верхнем углу в пункте «Сведения» выбираем подпункт «Автоответы».Выбираем пункт «Автоответы»
  2. Теперь Outlook даёт нам возможность не только ввести текст автоответа, но и выбрать период, в течение которого будет рассылаться шаблон (если не использовать этот пункт, то автоответ нужно будет деактивировать вручную), а также создать два разных текста автоответа (для штатных сотрудников и для людей за пределами вашей компании). При желании здесь же можно просмотреть правила, действующие на этот шаблон. Выбираем «Отправлять автоответы» и указываем нужный нам период. Нажимаем «OK».Настройка даты активности, ввод текста и просмотра правил

Создание правила для версий Outlook 2007 и 2003

Чтобы создать правило в Outlook версий 2003 и 2007, делаем следующее:

  1. В рабочей панели окна в выпадающем меню «Сервис» ищем пункт «Правила и оповещения». Нажимаем.Подпункт «Правила и оповещения»
  2. В открывшемся окне видим список правил, имеющихся на данный момент, а также кнопки управления. Для пользователя доступны изменение, копирование и удаление правила. Необходимое для работы в данный момент правило можно применить (кнопка в правом верхнем углу). Но на данный момент нас интересует кнопка «Новое…». Нажимаем её.Нажимаем на кнопку «Новое»
  3. В «Мастере правил» находим и выбираем нужный нам шаблон. Далее нажимаем на гиперссылку (синие слова с подчёркиванием) для изменения данных. Для каждого шаблона они будут отличаться. Нажимаем «Далее».При необходимости — изменяем параметры в нижнем окне
  4. В следующем окне настраиваем фильтры, по которым будут сортироваться письма. Как видите, условий отбора может быть несколько, и по нажатию на конкретное условие настраиваются его параметры.Задайте нужные параметры для правила
  5. В этом примере настраивается текст, по наличию которого в тексте письмо будет отбираться.Вводим ключевое поисковое слово
  6. А также указывается папка, в которую письмо, соответствующее критерию, будет перемещаться.Результат нашей настройки
  7. Нажимаем «Готово» и возвращаемся к списку правил. Находим в списке созданное нами, нажимаем «Применить правила» и затем «ОК».Применяем созданное правило и нажимаем «ОК»

Какие отличия в настройках для версий 2010, 2013, 2016

Принципиальной разницы в настройках нет. Есть небольшие улучшения в процессе.

  1. Мастер настроек расположен в меню «Файл» (левый верхний угол) в пункте «Управление правилами и оповещениями» в подпункте «Правила и оповещения». Дальше всё по инструкции.«Файл» — «Сведения» — «Управление…»
  2. После шага 4 вышеописанной инструкции мастер настройки даёт нам возможность описать исключения из правил. Вверху — выбираем исключение, внизу — уточняем параметры.Выбираем тип исключения и уточняем его параметры
  3. В следующем окне появилась возможность дать удобное имя правилу, применить его к уже пришедшим письмам и назначить созданное правило всем учётным записям.Назначаем имя и устанавливаем значки нужным параметрам
  4. Только после этого нажимаем «Готово» и создаём правило.

Видео: как включить автоответчик в Outlook 2013

Как отключить автоответ

Тут всё ещё проще, чем при настройке включения. В версиях 2010–2016 при очередном заходе в Outlook при включённых автоответах вы увидите соответствующее предупреждение («Для данной учётной записи выполняется отправка автоответов»). Нажмите на кнопку «Отключить», и все праметры будут отключены.

В 2007 и 2003 версиях нужно будет перейти в меню «Сервис», в пункт «Заместитель» и выбрать подпункт «Я нахожусь на работе».

Зайдите в сервис «Заместитель» и отключите автоответ

Почтовый клиент Outlook значительно упрощает работу с электронной почтой. Без сомнения, автоответчик во время отпуска для человека, чья работа постоянно связана с перепиской, — незаменимая вещь. Остаётся только правильно настроить параметры вашего личного «заместителя» и со спокойной совестью заняться своими делами или же просто отдохнуть!

  • Автор: toryeva777
  • Распечатать

skesov.ru


Смотрите также