На этом вводная часть в двух частях (раз, два) закончилась и мы переходим собственно к основному вопросу — как готовиться к проверке.
Первое место по рейтингу причин, по которым выдаются предписания о нарушении (со всеми вытекающими последствиями), по итогам проверок занимает указание неполных или несоответствующих действительности сведений в уведомлении оператора персональных данных на портале персональных данных или отсутствие такого уведомления. Значит первое, что нам нужно сделать, это выяснить, попадает ли наш случай обработки персональных данных под случаи, в которых оператор может не подавать уведомление в Роскомнадзор. Такие исключения перечислены в разделе 2 статьи 22 федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных». Все пункты перечислять не буду, так как там есть и весьма экзотические, но вот наиболее применимые из них для большинства организаций:
- уведомление можно не подавать, если ПДн обрабатываются только в соответствии с трудовым законодательством;
- уведомление можно не подавать, если вы обрабатываете персональные данные клиентов, которые являются стороной договора с вами, и при этом их ПДн не передаются третьим лицам без соответствующего согласия субъекта;
- персональные данные обрабатываются только в неавтоматизированном режиме (то есть без использования средств вычислительной техники).
Стоит заметить, что и здесь есть подводные камни. Например, сейчас многие организации, особенно государственные, реализуют зарплатные проекты по перечислению кровнозаработанных сотрудникам прямиком на банковские карты. Это очень удобно и для работодателей и для сотрудников, и банку тоже выгодно. Но при осуществлении такого проекта, как ни крути, приходится передавать данные своих сотрудников в банк. И такая передача персональных данных третьим лицам уже не регламентируется трудовым законодательством, а значит, первое исключение из списка выше не работает, следовательно, нужно подавать уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор.
Далее, не зависимо от того, какой результат мы получили на предыдущем этапе, нужно проверить, есть ли запись о вашей организации в реестре операторов персональных данных. Здесь легко можно найти запись в реестре по названию или ИНН организации.
Дальше ваши действия должны выглядеть примерно следующим образом.
Если организация попадает под исключения и уведомления нет — отлично, так и должно быть! Ничего не делаем.
Если организация попадает под исключения, но уведомление есть в реестре. Что ж, возможно кто-то несколько лет назад, например, по указанию уже ушедшего на пенсию руководства, отправил это уведомление. Но это можно исправить. На самом деле Роскомнадзором предусмотрена процедура по исключению организаций из реестра операторов. Для этого нужно просто написать письмо в территориальное управление Роскомнадзора с указанием номера уведомления и описанием причин, почему ваша организация не обязана подавать уведомление. Затем в том же письме просим удалить соответствующую запись из реестра. Ждем 30 дней. Проверяем. Если запись осталась в реестре, созваниваемся с Роскомнадзором и уточняем получено и отработано ли ваше письмо.
Если организация не попадает под исключения, но уведомления в реестре нет — срочно идем заполнять уведомление! Почему срочно? Да потому что по закону уведомление необходимо заполнять до начала обработки персональных данных, если такая обработка не попадает под все те же исключения из 22 статьи закона № 152-ФЗ «О персональных данных». О том, как правильно и грамотно заполнить уведомление с нуля или прокачать уже существующее я напишу в одной из следующих статей.
Ну и последний вариант: организация не попадает под исключения, но уведомление в реестре есть. Хотел бы я тут написать, как и в первом случае, что ничего не нужно делать, но нет. Не зря я выше сказал, что помимо отсутствия уведомления как такового, одной из частых причин предписания по итогам проверки и выписывания штрафа по статье 13.1 КоАП РФ является несоответствие данных в уведомлении тому, что происходит на самом деле. Например, указаны не все категории обрабатываемых персональных данных или не указаны меры по обеспечению безопасности ПДн. Причин такому несоответствию может быть много, но вот две основные:
- уведомление заполнялось давно и в организации действительно с тех пор изменились многие условия обработки персональных данных;
- уведомление заполнялось для галочки без должного анализа ситуации и сбора информации.
Для таких случаев на портале персональных данных предусмотрена форма для внесения изменений в существующее уведомление.
После заполнения формы о внесении изменений (или первичного уведомления) необходимо распечатать получившийся на выходе документ, подписать, поставить печать (если есть) и отправить аналоговым письмом в территориальное управление Роскомнадзора. Только на основании бумажного письма будет внесена запись в реестр или внесены изменения в уже существующую запись.
Далее мы поговорим о подготовке комплекта документации к проверке. Тема обширная, поэтому пришлось разбить ее на 2 части.
